Чтобы система не позволяла записывать разных клиентов к одному тренеру на одно и то же время, настройте помещения в 1С.

После этого система будет автоматически предотвращать одновременную запись клиентов к одному тренеру.
Ищут также: как запретить запись двух клиентов к одному тренеру, почему записываются двое на одно время к тренеру, как убрать одновременную запись к тренеру, настройка чтобы не пересекались записи, как исключить двойное бронирование тренера, не контролировать занятость сотрудника где включить